Zgodnie z art. 112a ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. Prawo o szkolnictwie wyższym, każdy nauczyciel akademicki składa w uczelni oświadczenie, w którym upoważnia wybraną podstawową jednostkę organizacyjną uczelni do zaliczania go do minimum kadrowego jednego kierunku jednolitych studiów magisterskich albo jednego kierunku studiów pierwszego oraz drugiego stopnia albo jednego kierunku studiów tylko pierwszego stopnia albo jednego kierunku studiów tylko drugiego stopnia. Nauczyciel akademicki może dodatkowo złożyć w jednostce organizacyjnej tej samej uczelni albo w jednostce organizacyjnej innej uczelni co najwyżej jedno oświadczenie, upoważniające tę jednostkę do zaliczenia go do minimum kadrowego jednego kierunku studiów pierwszego stopnia. Oświadczenia takie składa się przed rozpoczęciem roku akademickiego, nie później jednak niż do dnia 30 czerwca roku poprzedzającego rok akademicki.
Złożenie oświadczenia przez nauczyciela akademickiego w opisanej treści skutkuje przede wszystkim zaliczeniem go do tzw. minimum kadrowego na określonym kierunku, a także przekazaniem tej informacji do Centralnego wykazu nauczycieli akademickich, gdzie znajdują się informacje dot. nauczycieli akademickich, w tym w zakresie podstawowego i dodatkowego miejsca zatrudnienia. Oświadczenie takie ma wywierać ten skutek aby nauczyciele akademiccy nie byli zaliczani przez większą ilość uczelni do minimum kadrowego, bez faktycznego wykonywania przez nich obowiązków naukowo – dydaktycznych. Obecnie przepisy określają, że nauczyciel akademicki może być wliczony do minimum kadrowego nie więcej niż dwukrotnie, z tym że tylko do jednego minimum kadrowego kierunku studiów drugiego stopnia albo jednolitych magisterskich.
Samo złożenie oświadczenia nie rodzi po stronie nauczyciela akademickiego dodatkowych obowiązków, obowiązki te wynikają z innych źródeł, w tym z zawartej umowy o pracę (wraz z odpowiednimi załącznikami w postaci zakresu wykonywanych obowiązków itp.). Szczegółowy zakres i wymiar obowiązków nauczyciela akademickiego winien być ustalony przez kierownika jednostki organizacyjnej (określonej w statucie). Przy ustalaniu takich obowiązków kierownik winien uwzględniać m. in. potrzeby jednostki organizacyjnej, wynikające z jej zadań dydaktycznych, naukowych i organizacyjnych ustalonych na dany rok akademicki, a także zakres prac badawczych, wynikających z obowiązujących jednostkę planów i programów oraz zawartych umów.
Zaliczenie określonego nauczyciela akademickiego do minimum kadrowego następuje w przypadku, gdy taki nauczyciel akademicki spełnia określone kryteria, w tym także w zakresie ilości godzin prowadzonych przez niego osobiście na danym kierunku studiów zajęć dydaktycznych. Tym samym za zaliczeniem danego nauczyciela akademickiego do minimum kadrowego mogą iść dodatkowe obowiązki w zakresie ilości godzin dydaktycznych wykonywanych na danym kierunku studiów zajęć dydaktycznych. Źródłem tych obowiązków nie jest jednak złożone oświadczenie ale dokumenty związane ze stosunkiem zatrudnienia (np. umowa o pracę, zakres obowiązków, akt mianowania).
